Сроки Хранения Бухгалтерских Документов В Бюджетной Организации В 2023 Году

Справочная информация: Сроки хранения документов организаций (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2023 N 142 (до 13 февраля 2023 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).

Внимание! С 1 января 2023 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2023 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2023 N 247-ФЗ).

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2023 N 236 (до 18 февраля 2023 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

• Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
• Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

• В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
• Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.

• Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
• Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
• Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
• Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

• трудовые договоры с допсоглашениями;
• график отпусков, график сменности;
• штатное расписание, табель учета рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персданных работников;
• акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
• положение об аттестации рабочих мест;
• положение по охране труда;
• документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

• для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
• для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
• для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2023 № 236);
• для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

• защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
• представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
• обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

• декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
• книги покупок и продаж;
• сведения о доходах физических лиц;
• расчетно-платежные ведомости;
• кассовые и банковские документы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках « встречки » , либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ; подробнее см. « ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать » и « ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование »). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения документов (протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Сроки хранения документации по кадрам и бухучету в 2023 году

Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.

Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).

Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.

Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).

Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.

Требование о хранении бухгалтерских документов в России вступит в силу с 1 января 2024 года

С 1 января 2023 года вступил в силу Федеральный стандарт бухучета ФСБУ 27/2023 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина России от 16 апреля 2023 г. № 62н). Он устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы.

В частности, он определяет, что экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ. Изначально для этой нормы не было установлено особых сроков вступления в силу и предполагалось, что она также начнет применяться с 1 января 2023 года. Однако позже Минфин России скорректировал срок вступления в силу этого требования и продлил до 1 января 2024 года (приказ Минфина России от 23 декабря 2023 г. № 224н). При этом организации вправе принять самостоятельное решение о следовании вышеуказанному требованию о хранении бухгалтерской документации в России и до 1 января 2024 года.

Согласно стандарту, Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается. В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Какие сроки хранения документов в 2023-2023 году

В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.

Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

И в 402-ФЗ, и в Приказе №236 указано, сколько хранится бухгалтерская отчетность: годовая постоянно, а промежуточная — 5 лет. Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как поступить в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения, и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Нормативный порядок и сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухучете» и в специальном перечне, утвержденном Приказом Росархива №236 от 20.12.2023. Но некоторые данные по сроку обеспечения сохранности документации разнятся. Разберемся, зачем сохранять бланки, отчеты и регистры, и что делать, если нормативы хранения по закону и по Приказу №236 не соответствуют.

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

А действующие санкции статьи 13.20 КоАП РФ не обеспечивают исполнения законодательных требований, т.к. являются несоизмеримо низкими по сравнению с нарушением, и их предложено увеличить в 10 раз для должностных лиц. Штрафы установят в новых размерах. Если нарушили сроки хранения в архиве бухгалтерских документов, придется заплатить:

Утвержденные поправки в данный ФСБУ переносят срок вступления требований пункта 25 стандарта на 1 января 2024 года. Указанный пункт обязывает хранить документы бухучета, включая данные, содержащиеся в таких документах, а также размещать соответствующие базы данных исключительно на территории России. Только в случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют хранения документов бухучета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

Как ранее поясняли в Минфине, перенос срока вступления данного требования обусловлен необходимостью предоставления организациям дополнительного времени для перехода на новые условия хранения документов бухгалтерского учета, данных, содержащихся в таких документах, и размещения базы указанных данных.

Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2023 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2023 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации. Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ — в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 закона № 125-ФЗ).

• меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
• меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

• для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2023 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
• для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2023 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
• как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2023, и получаем 31.12.2024.

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

• годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
• договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
• акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
• договоры дарения;
• документы по операциям с ценными бумагами;
• переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
• паспорта сделок.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

• трудовые договоры;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• ведомости на выдачу дивидендов;
• лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Сроки Хранения Бухгалтерских Документов В Бюджетной Организации В 2023 Году

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2023, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2023 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2023, N 26, ст.4034; 2023, N 52, ст.8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

• отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
• расчет налогов и платежей;
• разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

1. Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
2. Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2023 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
3. Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем — требуемый вид.
4. Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
5. Если сроки в приказе № 236 и 44-ФЗ отличаются, то надо ориентироваться на Федеральную контрактную систему.

1. Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
2. Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2023.

360-ФЗ от 02.07.2023 внес существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2023 в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ закреплено, сколько должны храниться договоры в организациях, — 6 лет. При условии что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены. Исключение — обоснования, которые включают в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 Закона о контрактной системе. Новые сроки едины для всех процедур.

09 Авг 2022      uristgd         147      

Похожие записи
• 
  Среднедушевые Доходы Населения На Человека 2023 Год Тверская Область
• 
  Оквэд В 2023 Для Кснц И Хоз Товаров
• 
  Единый Льготный Проездной Билет Для Пенсионеров В 2023 Году В Спб
• 
  Иждивенец в праве наследования по закону