Главная / Аренда авто / На Сколько Дней Можно Выдавать Путевой Лист Легкового Автомобиля

На Сколько Дней Можно Выдавать Путевой Лист Легкового Автомобиля

  1. Выписать новый путевой лист.
  2. Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:
  • показания одометра;
  • даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
  • даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

В 2023 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2023 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2023 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2023 года.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.

Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

Можно ли оформить путевой лист на месяц

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

В Письме от 04.04.2023 No Д3‑514‑ПГ министерство разъяснило, каким образом понимать внесенные им в Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 No 152, изменения, в том числе в части периодичности оформления путевых листов. Речь идет о новшествах в исполнении Приказа Минтранса РФ от 21.12.2023 No 467, действующих с 01.03.2023. В частности, по новым правилам оформляется путевой лист:

– показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее – парковка);
– дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;
– дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ);
– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом. В связи с этим Приказом Минтранса РФ No 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей. Но в таком случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медосмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.

Проставляя в путевом листе отметки о прохождении водителями медосмотров, следует учитывать, что даты и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, который проводит соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 15 Приказа № 368). При этом:

  • оформлять путевой лист следует (п. 9 Приказа № 368):
    • если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность его смены (рабочего дня) – до начала выполнения рейса;
    • если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов – до начала первого (или единственного) рейса;
  • если в течение срока действия путевого листа ТС используется посменно несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов на одно ТС, то есть по одному листу для каждого из водителей (п. 10 Приказа № 368).
  • тип ТС, его марку и модель, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он используется (например, легковой автомобиль Kia Cerato, прицеп «Бизнес Экспедиция» легковой);
  • государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа), если он используется, либо регистрационный и/или инвентарный номер троллейбуса или трамвая;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если законом предусмотрена обязательность проведения таких проверок);
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения

Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов для нескольких водителей, дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Эти же показания на момент заезда на парковку отражаются в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Приказа № 368).

  • при оформлении путевого листа на один день указывается дата (число, месяц, год) использования путевого листа (например, 25.07.2023);
  • при оформлении путевого листа более чем на один день указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 14.05.2023 по 24.05.2023).

Например, потребовались данные машины, на которой водитель выходил в рейс. Для этого нужно детализировать поездки водителя за необходимый период и достать информацию из сохраненного листа. Например, ООО «Пилот» разрешает Ивану Иванову 1 января 2023 выйти на автомобиле Опель с государственным номером Н111ЕТ и работать с 9 утра до 17 вечера по всем заявкам в пределах территории города Москва.

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2023 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2023 года, второй — 31 декабря 2023 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2023.

Все процессы синхронизированы. Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет в одном месте планировать график работы водителей, заполнять путевой лист, собирать данные о заявках и поездках, а после переносить пул необходимой информации в бухгалтерские системы учета.

В системе есть бланки путевых листов утвержденных форм для всех видов транспорта: грузовых и легковых автомобилей, автобусов и спецтехники. «ТМ: Корпоративные поездки» формирует путевой лист по нажатию кнопки, как только водитель появляется в системе, то есть начинает смену в водительском приложении. Таким образом, не нужно вводить данные вручную, передавать их между отделами. Больше не будет ошибок при заполнении.

Еще почитать --->  С 1 Апреля 2023 Года Повышение Детям Инвалидам

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Прежде всего, единой стандартной формы оформления путевых листов не существует. В принципе, каждая организация может сделать свой вариант «путевки». Однако в приказе Минтранса РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» перечислены сведения, которые в любом случае должны в них быть. В частности, это наименование и номер документа (путевого листа), срок его действия, данные о собственнике транспортного средства, информация о самом транспортном средстве и, конечно, о водителе.

Это незаконно. Рассмотрим тот самый «установленный случай». Статьей 6 Федерального закона («Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта») установлен запрет на перевозку пассажиров и багажа, грузов автобусами, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа.

Стоит обратить внимание на срок действия путевого листа. До 1 марта 2023 года его можно было оформлять сразу на месяц. Теперь с этим сложнее. Дело в том, что в требованиях Минтранса РФ указано, что «путевка» выдается на один день, если продолжительность рейса укладывается в этот самый день или за день выполняется несколько рейсов. И только если длительность рейса превышает сутки, путевой лист оформляется перед началом рейса и закрывается по его окончании. Например, водитель грузовика собирается доставить груз из Москвы во Владивосток и приехать обратно. Несмотря на то что в дороге он проведет, допустим, три недели, «путевка» будет одна.

Необходимость предъявления путевого листа в «установленных случаях» прописана в пункте 2.1.1 ПДД. Большинство инспекторов ДПС знать не знают, что это за установленные случаи, и требуют путевой лист от всех водителей, управляющих «казенными» автомобилями. И если «путевки» нет, тотребуют штраф.

При этом необходимо учесть, что пассажиром становится любой пользователь общественного транспорта или коммерческого рейса. А багажом – вещи пассажира. С грузом тоже все ясно, это специальный материальный объект, принятый для перевозки из одного пункта в другой.

Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2023 году

Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.

Особое внимание здесь необходимо уделить примечанию к ст. 12.31.1 КоАП РФ, в котором отмечено, что лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут наказание по данной статье как юридические лица. Это значит, что индивидуальные предприниматели, у которых путевой лист составлен с нарушениями требований медицинского осмотра водителя или технического осмотра транспортного средства, могут быть оштрафованы на 30 000 руб.

Какой штраф за путевой лист в 2023 году будут платить водители и собственники транспортных средств? На сегодняшний день штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 руб. или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а ее должностных лиц — на 5 000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.

Штраф также предусмотрен за несоблюдение режима труда и отдыха для дальнобойщиков. А выдаст такое нарушение тахограф и путевой лист. Если тахограф работает не корректно, то контролеры также выпишут штраф. Причем и на работника, и на работодателя. Подробнее о санкциях узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Ранее в организациях, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист разрешалось выдавать на срок от 1 дня до 1 месяца. На автотранспортных предприятиях была установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением командирования сотрудника — тогда путевой лист выдавался на весь срок командировки.

Путевой лист автомобиля: для чего нужно оформлять и в каких случаях

  • ФИО водителя;
  • дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Мед работник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей;
  • дату и время проведения послерейсового медосмотра, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы. Также подпись, расшифровку медработника и отметку о прохождении послерейсового медосмотра.
  • ФИО предпринимателя;
  • почтовый адрес, телефон;
  • ОГРНИП.
  1. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:
  • Тип, марку (до 2023 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
  • Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
  • Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.
  1. Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства.
  2. Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
  3. Сведения о владельце автомобиля.
  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке действия путевого листа;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. сведения о перевозке.

С 2023 года журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с ФЗ N 63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г.

Начиная с указанной даты, учреждения, использующие для собственных нужд автобусы и грузовики, обязаны проводить предрейсовый и предсменный контроль состояния данных транспортных средств, порядок проведения которых регламентируется Приказом Минтранса РФ от 08.08.2023 № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств».

С 1 марта 2023 года действуют изменения, внесенные Приказом Минтранса России от 21.12.2023 № 467 в Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 № 12414) (далее — Приказ № 152). Сегодня разберемся, как оформлять путевые листы «по-новому», а также коснемся правил оформления путевых листов, оставшихся без изменений.

Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (пункт 16.1 Приказа № 152).

При этом, напомним, что Верховный Суд Российской Федерации в Определении от 09.03.2023 № 309-КГ17-1326 еще раз указал: если лицо осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные статьей 20 Закона № 196-ФЗ.

Документом, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, является путевой лист (пункт 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон № 259-ФЗ)).

В заключение отметим еще один нюанс. На этот раз он от бухгалтерии далек. Правила дорожного движения требуют, чтобы «в установленных случаях» у водителя автомобиля был путевой лист (п. 2.1.1). В ходе беседы инспектор ГИБДД лейтенант Алхасов В.Н. разъяснил: «Путевой лист нужен, если фирма не оформила на водителя доверенность на право управления транспортным средством. Так что, если у него не окажется ни доверенности, ни путевого листа, мы наложим штраф в 50 рублей и машину отправим на штраф-стоянку». Для несведущих укажем: в столице на такой стоянке «гостевая пошлина» составляет 300 рублей в день.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2023 года.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.

Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013: «Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом». То есть, исходя из позиции судов, оформление путевого листа обязательно даже в тех организациях, которые используют только легковой автомобильный транспорт и только для собственных нужд.

Порядок их применения и заполнения определен вышеуказанным постановлением, согласно которому форма №6 используется в качестве первичного документа по ведению учета работы автобуса и служит основанием для начисления зарплаты водителю. Она используется для учета работы ТС, которые ходят по городским и пригородным маршрутам.

  • № 4-с применяется для оплаты труда при грузоперевозках по сдельным расценкам;
  • № 4-п применяется при грузоперевозках с оплатой по тарифу за отработанное время. Может использоваться при доставке грузов двум заказчикам в течение одного рабочего дня водителя.

В документ могут дополнительно вносить любые сведения, например, данные, использование которых связано с формированием компанией внутренней статистики, осуществлением расчетов за работу автопогрузчика в случае использования его не только для выполнения работ, проводимых компанией, данные, касающиеся использования большего количества оборудования, которое потребовалось дополнительно.

Также укажите время прибытия на место доставки груза (товара), который перевозится, время предъявления товарно-транспортной накладной (ТТН) получателю груза. Кроме того, следует внести время отправки с места отгрузки, а также причину простоя (если он случился на линии), время прибытия на контрольно-пропускной пункт (КПП) или в гараж. После этого машину необходимо сдать механику КПП или ОТК под подпись.

  • печать и штамп в верхней части документа ставить не требуется;
  • дата и время проведения механиком техосмотра автомобиля ставится перед отправкой в рейс. Также необходимо указать должность, Ф.И.О. специалиста, проводившего осмотр. Он должен поставить личную подпись;
  • обязательна отметка медицинского работника об осмотре водителя перед рейсом.

дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

показания одометра транспортного средства при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка);

Пунктом 2 статьи 20 Федерального закона № 196-ФЗ установлена обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

Одновременно с этим, пунктом 4 приказа Минтранса России № 152 определяется срок действия путевого листа, в течение которого путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Пунктом 9 приказа Минтранса России № 152 установлено, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2023 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

С введением новых реквизитов в 2023 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

  1. Серия и номер листа.
  2. Дата составления документа.
  3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
  5. Код по ОКПО.
  6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
  7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2023 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
  8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
  9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2023 года.
  10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Для чего нужна путевка на легковой автомобиль и в какой форме ее заполнять

  1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется в нетранспортной деятельности, оформлять дорожный документ необязательно.
  2. В иных случаях, когда собственником автомашины является какая-либо организация или предприниматель, применяя авто в своей деятельности, в том числе командировках, то дорожный табель необходимо составлять для планирования затрат на топливо и обслуживание. Исключением будут случаи использования компанией льгот, соответственно отпадает потребность в учёте затрат на налоги, и дорожный документ может не распечатываться.

Дорожный документ является бухгалтерской и налоговой документацией. В силу этого, в отношении указанного документа можно применить положения Налогового кодекса и закона о бухгалтерском учёте, согласно которым путёвки хранятся не менее 4 лет и 5 лет соответственно.

Также изменения коснулись и технических данных, сейчас регистрируется не только информация со спидометра, но и делается отметка техническим работником, что именно он зарегистрировал данные, осуществил осмотр авто и выпустил на маршрут. Обязательно полностью расшифровываются Ф. И. О. всех контролёров.

  • в первую очередь в бланке заполняется серия и номер по порядку. Печать круглой формы с декабря 2023 года не проставляется. Ниже наименования формы указывается число его составления;
  • далее заполняется наименование фирмы, адрес местонахождения, номер телефона. Согласно новым изменениям ещё указывается основной государственный регистрационный номер.
  • правая часть таблицы проставляется кодом организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
  • следом отмечаются данные транспортного средства: марка и номер государственного знака. В случае применения гаражного номера, его проставляют в таблице справа;
  • затем заполняют данные о водителе, полностью ФИО, номер по табелю, серия и номер водительского документа, предоставляющего право вождения автомобиля, а также категории, доступные для данного шофёра;
  • следующие поля заполняют специальные транспортные организации, если легковушка используется в качестве такси. Оформляется специальная лицензия, и организация оставляет записи о её виде и данные в отведённых для этого разделах;
  • в последующей графе оператор прописывает поручение, выполняемое шофёром согласно путёвке. Как правило, указывается, кто будет эксплуатировать автомашину, строится маршрут, точное время начала и окончания работы. Подписав путёвку, оператор отдаёт документ лично в руки управляющему автомобилем.
  • также на первой странице содержится раздел для технического работника, проверяющий общее состояние и работоспособность транспортного средства. Специалист фиксирует показатели работы авто, количество горючего на данный момент времени, и осуществляет заверку этой информации, подписав документ;
  • соглашаясь с заполненными сведениями, принимая транспортное средство, шофёр подписывает путёвку;
  • если автомашину необходимо заправить горючим, лицо, осуществляющее заправку, прописывает, сколько литров, и какого вида топлива было использовано, и также подписывает документ;
  • после возврата транспортного средства с маршрута, оператор указывает настоящее число и время возвращения. Сведения об имеющихся нарушениях также вносятся в дорожный документ;
  • технический специалист по окончании работы проверяет состояние машины, фиксирует показатели транспортного средства и оставшееся топливо. Далее шофёр и механик подписывают путёвку, осуществляя акт приёма автомобиля;
  • оператор на основе полученных сведений рассчитывает расходную норму горючего, и в сравнении с использованным топливом выясняет повышение расхода или сбережение ресурсов.

Декабрь 2023 года ознаменовал новый порядок оформления дорожных документов, утверждённый приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2023 г.) и от 07.11.2023 № 476. Новшество заключается в добавлении необходимых платёжных данных, а также разрешено не ставить штамп круглой формы, если это не предусматривается в своде правил, регулирующих деятельность организации.

Можно ли в 2023 году выписывать путевые листы легкового автомобиля сроком на месяц

Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов ( п. 10 Порядка).

Учитывая сказанное, а также то, что вопрос о порядке заполнения путевых листов относится к компетенции Минтранса России, полагаем, что путевой лист может быть выписан и на несколько дней или месяц при ежедневном проставлении соответствующих обязательных реквизитов.

— показания одометра транспортного средства при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства, по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка);

Кроме того, в указанном письме Минтранса России сказано, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств.

Вместе с тем согласно п. 4 Порядка в путевом листе указывается срок действия путевого листа, в течение которого путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Путевой лист на; месяц

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее — парковка);

Для легковых автомобилей устанавливается, как правило, базовая норма на 100 км пробега. Особенности эксплуатации машины, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путём применения к базовым нормам поправочных коэффициентов.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего. А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах. Следовательно, для того, чтобы включить ГСМ в состав расходов, необходимо оформить документ, подтверждающий поездки автомобиля, в ходе которых приобретённое горючее было использовано. В документе необходимо указать:

Нормы расхода топлива и смазочных материалов используются для ведения оперативной и статистической отчётности, планирования потребности организации в топливе и смазочных материалах на последующий период, обеспечения режима экономии и рационального использования потребляемых нефтепродуктов. Важно отметить, что в целях налогообложения прибыли не предусмотрено каких-либо нормативов для признания расходами затрат на ГСМ. Нет отсылок к нормативам ни в статье 254 “Материальные расходы” НК РФ, ни в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 кодекса, в котором речь идёт о расходах на содержание служебного автотранспорта. Поэтому траты на горючее и смазочные материалы, обусловленные производственными и технологическими целями, относятся к материальным расходам или к прочим расходам (в части затрат на содержание служебного автотранспорта) в размере фактических затрат.

Специалисты Росстата подчёркивают, что заполнять раздел “Движение горючего” нужно в полном объёме по всем реквизитам на основании фактических затрат и показателей приборов. Выполнять это требование необходимо для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.

Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2023 N ДЗ-514-ПГ).

Оформление путевых листов обязательно, в том числе и для организаций, которые не осуществляют коммерческие перевозки (нетранспортные). Единственное исключение, позволяющее не оформлять путевой лист, ситуация, когда работник использует легковой автомобиль организации исключительно для личного перемещения (не перевозит грузы и не перемещает иных лиц) и при этом не работает в должности водителя.

Что касается проведения медицинского осмотра, то согласно действующему законодательству сведения о проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя отражаются в путевом листе в случае, когда проведение медицинского осмотра обязательно. Обязательный периодический медицинский осмотр должны проходить лица, работающие водителями автомобилей, и индивидуальные предприниматели, самостоятельно управляющие автомобилем, на котором осуществляются перевозки (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, ст. 23 Закона N 196-ФЗ). Из чего следует, что проходить указанные медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя.

Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.

Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).

Как и раньше, оформленные ПЛ должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжёлых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте[30], ст. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов[31]).

«П. 16.1[27]. Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС проставляются контролёром технического состояния автотранспортных средств или контролёром технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.»

При перевозке пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями должен оформляться путевой лист, который служит для учёта и контроля ТС и водителя (п. 14 ст. 2[3], ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»[4].

«П. 9[9]. ПЛ оформляется на каждое ТС, используемое компанией, ИП для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.»

1) тип ТС (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель ТС, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того ‒ модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;»

Особенности применения путевых листов

Затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) составляют существенную часть расходов организаций, которые используют в своей работе автомобильный транспорт. Ведь бензин, дизельное топливо, сжатый природный газ являются основными “продуктами питания” для автомобиля.

Выписывать путевые листы предприниматель может самостоятельно или поручить это своему сотруднику. Как и в организациях, путевой лист предпринимателю предпочтительнее оформлять на один день. А на более длительный срок “путёвка” может быть составлена только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства.

  • руководящего документа Минтранса России от 29.04.03 № Р3112194-0366–03. Заметим, что этот документ носит рекомендательный характер и действует до 1 января 2008 года;
  • технической документации завода-изготовителя на конкретную модель и модификацию эксплуатируемого автомобиля;
  • контрольных замеров, проводимых для конкретных условий эксплуатации (например, в черте города с частыми технологическими остановками).

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учёте организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых, собственно, и ведётся бухгалтерский учёт (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учёте”).

Расходы на приобретение ГСМ, связанных с обслуживанием перевозочного процесса, в бухучёте относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7, 8 ПБУ 10/99). Для целей налогового учёта затраты на горючее признаются расходами при условии, что его приобретение обосновано и документально подтверждено (ст. 252 НК РФ). Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс.

03 Мар 2022              298      
Популярное
Свежие комментарии
    Свежие записи

    © 2024 Правовое бюро · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено

    Adblock
    detector